匯流新聞網記者胡照鑫／台北報導
在資通訊技術的高速發展下，想要完成工作，不一定要被侷限在辦公室，越來越多企業成功轉型進入遠距工作的狀態，遠距工作可以選擇的解決方案也越來越完善。針對企業如何快速協助內部適應遠距工作型態，Lenovo台灣總經理林祺斌建議，企業應分別從功能面與實質面進行審視，調整公司設備與流程，未來遠距工作絕對會是趨勢，要提早做好因應準備。
對於現在大家常用的WFH（Work from home）在家工作，其實應該做出更精準的定義，若在外工作時，電腦等設備需要連結企業伺服器存取資料，可稱為「遠距工作」；要是只是使用文書等軟體處理工作內容，沒有連結公司內部資源，則應稱為「在家工作」。
企業需檢視基礎建設 提供流暢遠距工作環境
「觀察發現，企業主覺得遠距工作其實是好事，因為會帶來生產力，難是難在到底要付出多大的代價改變，才能達成這件事。」林祺斌以Lenovo為例，亞洲部分已經做到客服中心100%都是遠距工作的狀態。
至於運作重心偏向開發的Lenovo台灣南港辦公室，達到約80%員工遠距工作，仍有2成研究人員必須進辦公室，因為必要時可能要連結機密資料庫。林祺斌說，快速增長的遠距工作趨勢，考驗著企業平常的基礎設施建置，包括頻寬、設備、流程這幾項要件，才能維持公司穩定、順暢的運作。
林祺斌表示，Lenovo希望協助企業取得最先進、最受好品質的設備，實現遠距工作需求，重點是成本可以負擔，不一定要被迫購買軟硬體，透過其他解決方案，一樣能讓員工遠距工作。
Lenovo業務協理劉維倫進一步分析，從產業類別來看，校園絕對是最快接受遠距溝通的地方，另外發現房仲業也開始進行類似的解決方案，加上一直推進的醫療產業，同樣能夠進行遠距工作，不管看診、甚至跨海操作達文西手術，都讓遠距工作越來越普及。
雖然遠距工作讓公司省下了部分基本成本，但是相對要提供給員工足以對應工作的硬體設備。劉維倫分享，之前一家知名顧問公司就要求設備要輕薄、電池續航力要夠，至少能夠不充電使用一整天，當然，安全性也是重要關鍵。
面對未來遠距工作已經勢不可擋的現象，劉維倫表示，目前不少製造業及學校都在積極評估，希望升級完整的遠距工作解決方案，除了硬體設備，應用程式及運作平台也都一併考量，希望完美的一次到位。
永遠想到下一步 Lenovo台灣透過線上coffee talk維繫團隊
早在3月就開始因應疫情，調整團隊遠距工作型態的Lenovo台灣，在硬體與資訊連結上當然不是問題，但是也從中開始看到各種挑戰。例如資料存取的安全性，林祺斌表示，透過一些更彈性的方式，像是企業租下來一個外部空間讓員工過去上班，透過專線連結，或許能夠解決這個問題。
「比較幸運的是，我們原本就是讓員工可以遠距工作的一家公司。」林祺斌笑說，還有員工反映，因為夫妻跟小孩都要在家分別遠距工作跟上課，所以家中的網路頻寬就成了珍稀資源，相信這也是不少公司會接到的反應。
為了不讓遠距工作變成一整天只有面對螢幕的狀況，Lenovo每週固定都會透過視訊會議的方式，讓全球員工可以一起運動。至於台灣地區則由林祺斌推出了「coffee talk」時間，團隊成員打開視訊看看對方，交流一下最近狀況。
「當遠距工作了，怎麼維持團隊的感覺？」林祺斌說，所以Lenovo已經超越硬體、流程，想到要照顧員工的心理層面，就算無法真正面對面，也能維持團隊之間的關係。另外還要求主管開會前3分鐘不要談公事，跟大家輕鬆方式進行互動、分享，取代原有的辦公室社交。
劉維倫則分享團隊案例，2位在上個月才加入團隊的成員，一報到就遇上了遠距上班的狀況。「但是他們很快就能上手，馬上就能開始執行業務，雖然一個月來實際見過的同事大概只有5個，大多數公司成員都沒見過面，但是工作上一樣能好好合作。因為系統跟設備都準備好了，整個流程也都完備，馬上就能跟上工作進度。」
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