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 【有影】是否要讓員工在家工作?Lenovo:企業確保溝通無距 有助增加工作效率
 【有影】是否要讓員工在家工作?Lenovo:企業確保溝通無距 有助增加工作效率

匯流新聞網記者胡照鑫/台北報導

在資通訊技術的高速發展下,想要完成工作,不一定要被侷限在辦公室,越來越多企業成功轉型進入遠距工作的狀態,遠距工作可以選擇的解決方案也越來越完善。針對企業如何快速協助內部適應遠距工作型態,Lenovo台灣總經理林祺斌建議,企業應分別從功能面與實質面進行審視,調整公司設備與流程,未來遠距工作絕對會是趨勢,要提早做好因應準備。

對於現在大家常用的WFH(Work from home)在家工作,其實應該做出更精準的定義,若在外工作時,電腦等設備需要連結企業伺服器存取資料,可稱為「遠距工作」;要是只是使用文書等軟體處理工作內容,沒有連結公司內部資源,則應稱為「在家工作」。

企業需檢視基礎建設 提供流暢遠距工作環境

「觀察發現,企業主覺得遠距工作其實是好事,因為會帶來生產力,難是難在到底要付出多大的代價改變,才能達成這件事。」林祺斌以Lenovo為例,亞洲部分已經做到客服中心100%都是遠距工作的狀態。

至於運作重心偏向開發的Lenovo台灣南港辦公室,達到約80%員工遠距工作,仍有2成研究人員必須進辦公室,因為必要時可能要連結機密資料庫。林祺斌說,快速增長的遠距工作趨勢,考驗著企業平常的基礎設施建置,包括頻寬、設備、流程這幾項要件,才能維持公司穩定、順暢的運作。

林祺斌表示,Lenovo希望協助企業取得最先進、最受好品質的設備,實現遠距工作需求,重點是成本可以負擔,不一定要被迫購買軟硬體,透過其他解決方案,一樣能讓員工遠距工作。

Lenovo業務協理劉維倫進一步分析,從產業類別來看,校園絕對是最快接受遠距溝通的地方,另外發現房仲業也開始進行類似的解決方案,加上一直推進的醫療產業,同樣能夠進行遠距工作,不管看診、甚至跨海操作達文西手術,都讓遠距工作越來越普及。

雖然遠距工作讓公司省下了部分基本成本,但是相對要提供給員工足以對應工作的硬體設備。劉維倫分享,之前一家知名顧問公司就要求設備要輕薄、電池續航力要夠,至少能夠不充電使用一整天,當然,安全性也是重要關鍵。

面對未來遠距工作已經勢不可擋的現象,劉維倫表示,目前不少製造業及學校都在積極評估,希望升級完整的遠距工作解決方案,除了硬體設備,應用程式及運作平台也都一併考量,希望完美的一次到位。

永遠想到下一步 Lenovo台灣透過線上coffee talk維繫團隊

早在3月就開始因應疫情,調整團隊遠距工作型態的Lenovo台灣,在硬體與資訊連結上當然不是問題,但是也從中開始看到各種挑戰。例如資料存取的安全性,林祺斌表示,透過一些更彈性的方式,像是企業租下來一個外部空間讓員工過去上班,透過專線連結,或許能夠解決這個問題。

「比較幸運的是,我們原本就是讓員工可以遠距工作的一家公司。」林祺斌笑說,還有員工反映,因為夫妻跟小孩都要在家分別遠距工作跟上課,所以家中的網路頻寬就成了珍稀資源,相信這也是不少公司會接到的反應。

為了不讓遠距工作變成一整天只有面對螢幕的狀況,Lenovo每週固定都會透過視訊會議的方式,讓全球員工可以一起運動。至於台灣地區則由林祺斌推出了「coffee talk」時間,團隊成員打開視訊看看對方,交流一下最近狀況。

「當遠距工作了,怎麼維持團隊的感覺?」林祺斌說,所以Lenovo已經超越硬體、流程,想到要照顧員工的心理層面,就算無法真正面對面,也能維持團隊之間的關係。另外還要求主管開會前3分鐘不要談公事,跟大家輕鬆方式進行互動、分享,取代原有的辦公室社交。

劉維倫則分享團隊案例,2位在上個月才加入團隊的成員,一報到就遇上了遠距上班的狀況。「但是他們很快就能上手,馬上就能開始執行業務,雖然一個月來實際見過的同事大概只有5個,大多數公司成員都沒見過面,但是工作上一樣能好好合作。因為系統跟設備都準備好了,整個流程也都完備,馬上就能跟上工作進度。」

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新聞照來源:CNEWS資料照

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