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企業如何為員工打造最合適的遠距辦公環境?
企業如何為員工打造最合適的遠距辦公環境?

【圖二】五倍紅寶石共同創辦人趙子皓

匯流新聞網記者許哲綱/台北報導  

疫軍突起,不少企業實施居家辦公,員工對數位工具的需求度大增。根據市場研究單位 Wakefield Research 的調查顯示,企業混合辦公即將成為新常態,其中數位工具也扮演極重要的輔助角色。 

目前台灣一些企業已WFH超過一個月,至今仍有不少員工處於「適應階段」,五倍紅寶石共同創辦人趙子皓對此分享了幾個在疫情進入第三級警戒後,影響員工居家辦公的實際現象,第一是設備問題,例如工程師習慣使用雙螢幕寫程式,這樣便於預覽,但家中螢幕卻不夠大,或者家中頻寬不夠等。 

其次是環境問題,家中尤其有長輩及小孩在家走動,就是最直接的工作干擾。想要在家裡隔出一個適合辦公的空間並不簡單,另外與「紙本」有關的業務也很難作業,像是合約用印、政府公文、人事流程文件等「無法省略」的步驟,還是都要進到公司處理。 

除了設備及環境因素外,員工也有心境問題要面對,趙子皓表示,企業應該更信任與體恤員工,事實上,一名員工即便進公司工作也不一定會8小時全神貫注處理公事,企業若有既定工事標準,員工在家仍會依循實施,建議企業可以嘗試以下兩件事: 

1、學習如何「非同步溝通」 

企業應與員工積極培養溝通默契,在交辦工作事項後,讓員工選擇用自己的節奏做事,而非時時刻刻訊息往返,員工也要有意識的做到主動回報及回饋給主管等,達成有效率的溝通。 

2、建立「工作儀式感」 

企業應積極建立工作上的儀式感,輔助每一個員工遠端進到工作狀態,把平常在公司例行運作的行程搬到線上緊密連結,其餘時間再讓員工自由調整。 

綜合以上所述,趙子皓提到,即使沒有疫情的影響,企業也應該於平時就培養員工使用數位工具的思維,並建立三項重要的基礎IT建設,包含如下: 

1.資安防護意識: 

對於遠端工作來說,無論是企業或員工,都得培養正確的資安概念,才能確保雙方在資訊傳遞上的安全。 

2.虛擬桌面架設: 

讓使用者可以透過網路連線,遠端取用桌面應用程式及工作軟體,不必受限於自家電腦硬體設備限制,企業端也可遠端管理員工權限、紀錄使用軌跡,與員工達到互相配合。 

3.單點登錄: 

讓員工只需使用一份帳號密碼,就能登入多種服務,對企業來說,更能便於集中管理在IT上的各項內部服務權限等。 

趙子皓認為企業必須趕快找到一套符合企業的「數位工具解決方案」,帶領員工適應高度變動的工作環境。 

新聞照來源:CNEWS資料照片 

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