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無紙辦公室發展緩步 全面數位化面臨挑戰
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無紙辦公室發展緩步 全面數位化面臨挑戰

匯流新聞網記者/李彥瑾綜合報導

隨著科技發展,距今大約40年前,分析師就預測無紙化辦公環境將成為主流,不再有堆積如山的文件資料。但數據顯示,現在美國企業員工每年仍會消耗掉一兆張紙,若加上其他紙張如水電費帳單、發票和銀行對帳單等,數量更增加到1.6兆張。這些紙疊起來的高度為聖母峰的1萬8000倍,距離相當於地球與月球之間的一半。

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新聞照來源:翻拍自網路

《華爾街日報》(The Wall Street Journal)於報導中稱,這也是為何惠普(HP)近期收購了韓國三星電子(Samsung)的影印機業務。惠普在大型商用印表機市場的佔有率不到5%,但發言人表示,透過收購將能把三星的技術納入新設備,進而創造巨大的增長機會。

1975年時,美國《商業週刊》(BusinessWeek)一篇文章預言稱,辦公室用紙量將自1980年開始漸漸減少,到了1990年就能邁向無紙化的目標。然而InfoTrends分析師John Shane指出,現實的情況是,辦公室用紙量直到2007年才到達巔峰,之後才逐漸呈現下滑趨勢。

根據統計,目前辦公室的紙張使用量以每年1%至2%的速度減少,而在2016年,辦公室員工影印和掃描所產生的紙張,已比2007年時的高峰期少了10%。

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新聞照來源:翻拍自網路

報導指出,無紙化作業漸漸成為現實的原因,主要是平板電腦和行動裝置興起所帶動。不過,無紙化辦公之路依然漫長,其中又以中小企業接受無紙化的腳步最緩慢,多半仍習慣傳統的紙張作業方式。

另一方面,紙張仍有著數位裝置不可取代的優點,包括幾乎無重量、成本便宜、在任何光線下都可閱讀,且不需要網路連接,既方便攜帶又具耐用性。

儘管如此,為提升工作效率,現在不少政府單位和企業都已在積極推動無紙化作業,例如德國漢莎航空(Lufthansa)導入電子工作表,將紙本資料與文件數位化管理;透過這種方式,該公司每年可少印數十萬頁的紙張,且未來還將擴大節省至數百萬頁之多。

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新聞照來源:翻拍自網路

透過執行無紙化,漢莎航空不僅節約紙張、保護環境,還節省了時間與金錢成本;藉由電子簽章及無紙化的整合,各單位的往來作業更加迅速,並使工作流程更簡練、更清晰、更不容易出錯,大幅提高日常辦公的效率。
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